สามีของฉันกำลังวางแผนการประชุมในขณะนี้ และในขณะเดียวกัน ฉันก็เริ่มจัดงานหนึ่งวัน เราทั้งคู่รู้สึกกังวลใจมาก ดังนั้นฉันคิดว่าอาจเป็นประโยชน์สำหรับเราและสำหรับคนอื่นๆ ในการปรับปรุงกระบวนการเป็นสิบขั้นตอนง่ายๆ

1. กำหนดเหตุผล

นั่งลงกับคู่ของคุณ (ถ้าคุณมี) และพูดคุยถึงเป้าหมายสุดท้ายของการประชุม คือการสร้างรายได้? รักษาความปลอดภัยลูกค้าใหม่? ได้รับการประชาสัมพันธ์? จำเป้าหมายนี้ไว้เมื่อคุณดำเนินการผ่านรายการที่เหลือโฆษณา

2. สร้างรายการความปรารถนาของคุณ

ในโลกอุดมคติ การประชุมของคุณจะเป็นอย่างไร? จดรายละเอียดต่างๆ เช่น สถานที่ ผู้บรรยาย จำนวนและคุณภาพของผู้เข้าร่วม อาหาร และกิจกรรมที่สนุกสนาน

3.ร่างงบประมาณ

คุณจะจ่ายค่ากิจกรรมของคุณอย่างไร? ตรวจสอบแหล่งข้อมูลใดๆ ที่คุณสามารถใช้ได้ฟรี (เช่น พื้นที่บริจาค) และสิ่งที่คุณสามารถเรียกเก็บเงินจากผู้เข้าร่วมเพื่อให้ครอบคลุมค่าใช้จ่ายและยังคงทำกำไรได้ (หากเป็นเป้าหมาย) ทำสเปรดชีตงบประมาณโดยระบุรายการต้นทุนที่สำคัญของรายการความปรารถนาของคุณ – การเช่าสถานที่ พนักงาน ลำโพง อาหาร ป้าย อุปกรณ์ภาพและเสียง สิ่งพิมพ์ การแจกของรางวัล และกิจกรรมสนุกๆ อย่าลืมรวมค่าใช้จ่ายในการทำการตลาดของงาน เช่น เว็บไซต์ และสร้างเบาะรองนั่ง 10 ถึง 15 เปอร์เซ็นต์ในกรณีที่ค่าใช้จ่ายหมด

4. เลือกปฏิบัติ

ค่าใช้จ่ายจะเป็นปัจจัยสำคัญในการเลือกสถานที่จัดงานและบริการที่จะจัดหาให้ แต่จะเข้าร่วมด้วย คุณต้องการเลือกสถานที่ที่อยู่ในเมืองเดียวกันกับผู้เข้าร่วมหลายคนหรืออยู่ใกล้เมืองนั้นโฆษณา

นักพูดในอุดมคติของคุณอาจเป็นโดนัลด์ ทรัมป์ แต่ในความเป็นจริง คุณอาจต้องใช้ตัวเลือกที่ถูกกว่า รีสอร์ทน่าดึงดูดอย่างแน่นอน แต่มีห้องประชุมและห้องส่วนตัวเพียงพอหรือไม่ และผู้เข้าร่วมจะเพลิดเพลินกับสถานที่นี้มากพอที่จะจ่ายเบี้ยประกันภัยหรือไม่

พิจารณาการสำรวจผู้เข้าร่วมจากกิจกรรมที่ผ่านมาเช่นคุณเพื่อทำความเข้าใจว่าอะไรสำคัญที่สุดเมื่อเข้าร่วมการประชุมดังกล่าว และทำการเลือกตามข้อเสนอแนะนี้

5. ทำงานกับผู้ขาย

เริ่มทำงานกับผู้ให้บริการรายการในสเปรดชีตงบประมาณของคุณโดยเร็วที่สุด ทำความเข้าใจกับสิ่งที่จะได้รับในแต่ละกรณี และตรวจสอบสัญญาและนโยบายการยกเลิกอย่างละเอียด (เช่น คุณจำเป็นต้องรู้ว่าโรงแรมจะจัดหาอุปกรณ์ A/V และการสนับสนุนในห้องประชุมหรือไม่ หรือคุณจำเป็นต้องนำเข้าเอง) . หากคุณต้องการผู้จำหน่ายเฉพาะ เราขอแนะนำให้คุณตรวจสอบกับสำนักงานการประชุมและผู้เยี่ยมชมในเมืองปลายทางของคุณโฆษณา

6. ค้นหาวิทยากร

ติดต่อเครือข่ายของคุณเพื่อระบุผู้พูดที่จะช่วยให้คุณบรรลุวัตถุประสงค์ของการประชุมได้ดีที่สุดและอยู่ในงบประมาณของคุณ (อย่าถามหรือคาดหวังให้วิทยากรมืออาชีพปรากฏตัวฟรี) ตรวจสอบวิดีโอสาธิตและพูดคุยกับผู้ที่เคยได้ยินวิทยากรนี้มาก่อน เมื่อสื่อสารกับผู้บรรยาย ให้รายละเอียดเพียงพอกับเธอ เพื่อที่เธอจะได้ปรับแต่งคำพูดของเธอให้เข้ากับผู้ฟังของคุณ และตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณจัดการเรื่องการเดินทางและความต้องการอื่นๆ ของเธอได้อย่างเต็มที่

7. กำหนดวาระ

ร่างไทม์ไลน์โดยละเอียดสำหรับการประชุมของคุณที่เริ่มแต่เช้า (8.00 น. สมเหตุสมผล) และสิ้นสุดก่อนเวลา (4 โมงเย็น) จัดกำหนดการผสมของผู้พูดที่เป็นทางการ เวิร์กช็อปกลุ่มย่อย และเวลาสร้างเครือข่ายฟรี วางแผนที่จะให้อาหารผู้เข้าร่วมทุกสองสามชั่วโมง ไม่ว่าจะเป็นอาหารมื้อใหญ่หรืออาหารว่าง หลังจากเสร็จสิ้นวาระการประชุมแล้ว ให้พิจารณาจัดอาหารค่ำที่ร้านอาหารใกล้เคียงหรือสถานบันเทิงในท้องถิ่น เช่น ทัวร์

8. ทำการตลาดงานของคุณ

สร้างโลโก้และชุดรูปแบบสีสำหรับกิจกรรมของคุณ และแสดงบนเว็บไซต์กิจกรรมด้วยการลงทะเบียนออนไลน์ ระดมทหารของคุณเพื่อกระจายข่าวผ่านอีเมลและโพสต์ของแขกในสื่อออนไลน์ที่กำหนดเป้าหมายไปยังผู้ชมของคุณ หากเหมาะสม ให้ใช้เว็บไซต์รายชื่อกิจกรรมในท้องถิ่น พิจารณาเสนอส่วนลดให้กับองค์กรที่ส่งผู้เข้าร่วมมากกว่าหนึ่งคนโฆษณา

9. วางแผนสำหรับวันที่ปราศจากความเครียด

สื่อสารอย่างกระตือรือร้นกับผู้เข้าร่วมและผู้ขายของคุณล่วงหน้าเพื่อให้พวกเขารู้ว่าจะต้องอยู่ที่ไหนและคาดหวังอะไร รับข้อมูลติดต่อของพวกเขาและตรวจสอบว่ามีข้อมูลของคุณแล้ว เยี่ยมชมสถานที่ก่อนการประชุมของคุณเริ่มต้นเพื่อให้แน่ใจว่าพนักงานของคุณอยู่ในสถานที่และทุกอย่างทำงานได้ดี เมื่อสิ่งต่างๆ หมดลงและมีใบแจ้งหนี้เข้ามา ให้ตรวจสอบทีละบรรทัดเพื่อที่คุณจะได้แก้ไขข้อขัดแย้งได้ทันที

10. ประเมินงานของคุณ

ตอนนี้คุณพร้อมที่จะเข้าสู่ธุรกิจวางแผนงานเต็มเวลาแล้ว มาดูกันว่าคุณจะได้เรียนรู้อะไรบ้างในครั้งต่อไป ให้ผู้เข้าร่วมกรอกแบบฟอร์มประเมินผลแบบกระดาษหรืออิเล็กทรอนิกส์ และค้นหาคำติชมทั่วไป

(เครดิตภาพ: ในงานสัมมนา ผ่าน Shutterstock) โฆษณา