การเขียนจดหมายแนะนำที่สมบูรณ์แบบอาจดูน่ากลัว โดยเฉพาะอย่างยิ่งหากคุณไม่เคยเขียนมาก่อน การต่อสู้ระหว่างการซื่อสัตย์กับตัวเองในขณะที่พยายามไม่ทำลายอนาคตของตัวเองเป็นเรื่องที่ท้าทายอยู่เสมอ คุณไม่ต้องการที่จะทำสิ่งต่าง ๆ แต่คุณไม่เต็มใจที่จะเขียนจดหมายที่คลุมเครือเหมือนแม่แบบที่คลุมเครือและไม่น่าเชื่อถือ

จดหมายรับรองสามารถกำหนดอนาคตของคนๆ หนึ่งได้จริงๆ หากเขียนอย่างระมัดระวัง จดหมายสามารถช่วยใครสักคนให้โดดเด่นจากกลุ่มคนที่มีความสามารถ มิฉะนั้น มันก็เหมือนกับจดหมายฆ่ามากกว่าจดหมายนักฆ่า นี่คือคู่มือฉบับสมบูรณ์ที่จะช่วยคุณเขียนจดหมายแนะนำตัวนักฆ่า (พร้อมจดหมายแนะนำที่เป็นประโยชน์!)

1. ใช้รูปแบบจดหมายมาตรฐานกับจดหมายรับรองของคุณ

จดหมายรับรองเป็นไปตามกฎทั่วไปเช่นเดียวกับจดหมายวิชาชีพอื่นๆ

• ที่อยู่ของคุณควรอยู่ด้านขวาบน ตามด้วยวันที่
• ด้านล่างที่อยู่ของคุณ ทางด้านซ้าย มีชื่อและที่อยู่ของผู้รับ
• เริ่มต้นด้วยคำทักทายทางธุรกิจอย่างเป็นทางการ ตัวอย่างเช่น 'เรียนท่านหรือท่านผู้หญิง'

2. เริ่มต้นด้วยการแสดงความชื่นชมยินดีในระยะเวลาสั้นๆ

ให้ผู้มีโอกาสเป็นนายจ้างของบุคคลที่คุณกำลังเขียนถึงรู้ว่าคุณเชื่อในบุคคลนี้ตั้งแต่เริ่มต้น พยายามอย่าพูดเกินจริง คุณไม่ต้องการให้พวกเขาคิดว่ามันไม่จริงใจ

บริษัทใด ๆ ควรนับว่าโชคดีที่มีพนักงานที่มีความมุ่งมั่น เฉียบแหลม และเป็นมิตรเหมือนมาร์ค

3. แสดงว่าคุณรู้จักคนที่คุณกำลังเขียนให้ดีแค่ไหน

ให้บริบทและตัวอย่างที่เป็นรูปธรรมสำหรับคำแนะนำของคุณ แจ้งให้ผู้อ่านทราบถึงวิธีที่คุณพบพวกเขา ระยะเวลาที่คุณทำงานร่วมกัน ประสบการณ์ของคุณในการทำงานกับพวกเขา และสรุปคุณสมบัติพื้นฐานของคุณ

ในฐานะ MD ของ Media Central ฉันเป็นหัวหน้างานโดยตรงของ Mark ตั้งแต่ปี 2550 ถึง พ.ศ. 2554 เราทำงานร่วมกันในโครงการสำคัญหลายโครงการด้วยกันในขณะที่ฉันรู้จักเขาเป็นอย่างดีในฐานะคนขยัน

4. เน้นคุณสมบัติของผู้สมัครและผลงานที่ผ่านมา

ให้คำอธิบายที่ชัดเจนและรัดกุมเกี่ยวกับสิ่งที่บุคคลนั้นทำในบริษัทของคุณ อ้างถึงความสำเร็จที่ยิ่งใหญ่ที่สุดของพวกเขาในแผนกที่ได้รับมอบหมายรวมถึงโครงการของทีม ใช้ตัวอย่าง ให้หลักฐาน หรือสรุปเรื่องราวของงานโฆษณา

ความกระตือรือร้นของ Mark ในการแก้ปัญหาผ่านสื่อร่วมกับความเข้าใจในเทคโนโลยีสื่อ ทักษะด้านบรรณาธิการที่สวยงาม และจิตวิญญาณของทีม ได้ปรับปรุงประสิทธิภาพการทำงานของบริษัทในแผนกสื่อภาพและสื่อสิ่งพิมพ์

5. แสดงให้เห็นความสำเร็จของพวกเขาและสิ่งที่ทำให้พวกเขาโดดเด่นผ่านการเปรียบเทียบ

การเปรียบเทียบช่วยให้ผู้รับมีพื้นฐานในการเข้าใจว่าทำไมคุณถึงแนะนำผู้สมัคร

ความสามารถของ Mark ในการทำงานให้เสร็จก่อนถึงเส้นตาย ติดตามแนวโน้มทางเทคโนโลยี และให้บริการตลาดที่หลากหลายนั้นเหนือกว่าความพยายามร่วมกันของสื่ออื่นๆ ที่ฉันได้เห็นในช่วงห้าปีที่ XXX LTD

6. อ้างอิงตำแหน่งและวิธีการที่ผู้สมัครมีพัฒนาการโดยไม่ต้องพูดเกินจริง

อย่าตั้งความคาดหวังสำหรับผู้สมัครที่อาจแทบจะเป็นไปไม่ได้เลยที่จะพบ สรรเสริญพวกเขาโดยไม่ดูน่าเชื่อถือ

Mark กระตือรือร้นอยู่เสมอในการสัมมนา การประชุมสุดยอด และหลักสูตรเสริม ในขณะที่เขาทำงานอย่างหนักเพื่อพัฒนาทักษะทางเทคนิคในการทำงานภาคสนาม

7. พูดถึงคุณสมบัติที่ดีของพวกเขานอกเวลางาน

ให้พื้นฐานการมีส่วนร่วมไม่ว่าจะเป็นในทีมกีฬาของบริษัทหรืองานอาสาสมัคร

มาร์คยังเป็นสมาชิกของทีมฟุตบอลของบริษัทที่เขาเล่นได้อย่างโดดเด่น

8. รักษาการเขียนที่เน้นการกระทำ

เริ่มต้นทุกย่อหน้าด้วยการยืนยันลักษณะนิสัยหรือคุณสมบัติของผู้สมัครอย่างแข็งขันโฆษณา

แทนที่ ฉันพอใจกับงานที่ทำอย่างต่อเนื่องของเขา กับ ทักษะของมาร์คพัฒนาขึ้นอย่างมากในช่วงสองสามเดือนที่ผ่านมา ทัศนคติที่ไม่เห็นแก่ตัวของเขาเป็นแรงบันดาลใจ

9. ปิดจดหมายด้วยน้ำเสียงยืนยัน

พูดไม่กี่คำ ให้ทบทวนคำแนะนำของผู้สมัครใหม่และเชิญผู้รับติดต่อคุณ

ด้วยเหตุผลทั้งหมดข้างต้น ฉันรู้ว่า Mark จะมีคุณค่าอย่างยิ่งต่อบริษัทของคุณในฐานะที่เป็นส่วนเสริมในทีม หากท่านมีข้อสงสัยประการใด ข้าพเจ้าขอเชิญท่านติดต่อข้าพเจ้าตามหมายเลขโทรศัพท์และที่อยู่ด้านบน

10. อย่าลืมเซ็นชื่อของคุณ!

สิ่งที่สำคัญที่สุดคือยังคงฟังดูเป็นมืออาชีพในท้ายที่สุด หากต้องส่งจดหมายรับรองที่คุณกำลังเขียนไปยังที่อยู่จริง ให้พิมพ์และลงนามด้วยมือ มิฉะนั้น พิมพ์ชื่อของคุณและลงชื่อออก

อย่าลืมทำให้คนนี้ดูดีโดยไม่ต้องวางบนแท่น คุณกำลังสร้างชื่อเสียงให้กับบุคคลนี้ ทำให้มันสมบูรณ์แบบ หากคุณไม่มั่นใจอย่างสมบูรณ์ว่าคุณได้ครอบคลุมทุกอย่างในจดหมายของคุณแล้ว ให้ขอคำติชมจากผู้ร่วมงานที่อาจรู้จักผู้สมัครเช่นกัน

และเคล็ดลับเพิ่มเติมจากผู้เชี่ยวชาญที่จะช่วยคุณเขียนจดหมายแนะนำแบบรอบด้าน

มันไม่สิ้นสุดที่นี่ เรายังมีคำพูดที่ชาญฉลาดจากผู้เชี่ยวชาญในสาขานี้สำหรับคุณ ความเชี่ยวชาญและประสบการณ์ของพวกเขาเป็นเครื่องพิสูจน์ความน่าเชื่อถือที่สมบูรณ์แบบ และขอแนะนำอย่างยิ่งให้ฟังพวกเขาก่อนที่จะเริ่มจดหมายของคุณ มิฉะนั้นคุณอาจเหยียบกับดักบางอย่างที่สามารถหลีกเลี่ยงได้โดยไม่ได้ตั้งใจ

เก็บจดหมายแนะนำโดยย่อและกระชับ

สูงสุดหนึ่งหน้า นี่อาจดูเหมือนเป็นสามัญสำนึก แต่อาจเป็นเรื่องยากหากคุณพยายามเอาชนะความสำเร็จมากมายหรือบุคคลนั้นมีประวัติย่อที่ขยายออกไป หากคุณสามารถเข้าไปที่หัวใจของเรื่องได้ในหน้าเดียว การเน้นที่บุคคลนั้น แทนที่จะเขียนบทกวีว่าพวกเขายอดเยี่ยมเพียงใด จะทำให้มันเป็นเรื่องจริง — บรั่นดีสตีเฟนสัน ที่ปรึกษาวัฒนธรรมองค์กร^[1]

อย่าคลุมเครือ จงยกตัวอย่างเพื่อแสดงคุณสมบัติของผู้สมัครแทน

คำแนะนำที่ดีที่สุดของฉันสำหรับการเขียนจดหมายแนะนำที่มีประสิทธิภาพคือการมุ่งเน้นที่การเขียนและการยกย่องในโครงการเฉพาะหรือพื้นที่ของงานที่บุคคลนั้นทำเสร็จ แทนที่จะใช้ถ้อยคำที่คลุมเครือในการพูดว่าผู้สมัคร X นั้นขยันขันแข็ง ใส่ใจ และใส่ใจในรายละเอียด การบอกว่าบุคคลนั้นทำอะไรเมื่อคุณทำงานให้กับพวกเขาและสิ่งที่ทำให้คุณประหลาดใจเกี่ยวกับการปฏิบัตินั้นๆ ใครๆ ก็เป็นคนทำงานที่มีมโนธรรมได้ แต่มีเพียงไม่กี่คนที่มีความอดทนในการทำงานเป็นเวลานานและช่วงดึกเพื่อให้บรรลุเป้าหมาย หรือมีความสามารถในการรับโปรแกรมใหม่ทางออนไลน์ได้ทันที เป็นต้น — Jake Tully บรรณาธิการบริหาร TruckDrivingJobs^[2]

กล่าวถึงความประทับใจไม่รู้ลืม

กรอกจดหมายของคุณด้วยข้อความว่าคุณยินดีที่จะจ้าง X person อีกครั้งอย่างไร สิ่งนี้บ่งบอกถึงผู้ว่าจ้างอย่างชัดเจนว่าคุณแยกทางกันในแง่ดี — เจมี่ สโตน ที่ปรึกษาด้านทรัพยากรบุคคล วันผู้ใหญ่ออนไลน์^[3]

แนะนำตัวเองในจดหมายด้วย

ผู้เขียนรีวิวอาจไม่ชัดเจนนักว่าคุณเป็นใคร และเหตุใดคุณจึงมีจุดยืนที่จะแนะนำบุคคลนี้ ระบุในจดหมายว่าเหตุใดคุณจึงมีประสบการณ์ในการตัดสินนี้ ตัวอย่างเช่น ฉันจะพูดว่า: ฉันเป็นศาสตราจารย์ด้านการแพทย์ที่มีประสบการณ์ 25 ปี ฉันได้ให้คำปรึกษาแก่นักวิชาการดุษฎีบัณฑิตหลายร้อยคนในศูนย์วิจัยทางการแพทย์ 20 อันดับแรก ดังนั้นฉันจึงมีประสบการณ์มากมายในการประเมินทักษะของผู้สมัครในระดับนี้ — Dr. Luz Claudio ผู้อำนวยการโครงการฝึกอบรมและผู้เขียน How to Write and Publish a Scientific Paper: The Step-by-Step Guide^[4]

ปรับแต่งจดหมายให้ตรงกับงานที่ต้องการ

ทำความคุ้นเคยกับตำแหน่งเพื่อที่คุณจะได้ปรับแต่งจดหมายให้ตรงกับความต้องการเฉพาะของงาน หากงานนี้ต้องอาศัยการจัดการคนอย่างหนัก อย่าลืมพูดถึงช่วงเวลาที่บุคคลนี้ทำได้ดีในเรื่องนั้น แม้ว่าจะไม่ใช่ความรับผิดชอบหลักของพวกเขาก็ตาม — เฟรดา ฟรานซิส ผู้เชี่ยวชาญด้านทรัพยากรบุคคล แม่ที่ทำงาน^[5]

รับความรู้สึกส่วนตัวและกระตุ้นอารมณ์

คนชอบถูกบีบคั้นและถ้ามีใครสามารถยืนหยัดพอที่จะจ้างใครสักคนหรือมีใครสักคนเป็นนักเรียนและต้องการแนะนำพวกเขาหลังจากประสบการณ์จริง ๆ พวกเขาอาจคิดว่าพวกเขาเป็นคนดีทีเดียว เลือกใช้ความจริงใจกับความสมบูรณ์แบบ คนขุดมัน. — Joan Barrett นักเขียนอิสระ Joan Barrett Media^[6]

เน้นทัศนคติที่ดีของบุคคลที่คุณกำลังเขียนให้

จดหมายแนะนำที่ดีจะพูดถึงทัศนคติที่เป็นตัวเอกของผู้สมัคร ฉันไม่ได้คาดหวังว่าผู้สมัครจะตอบสนองทุกความต้องการของงานเสมอไปตราบใดที่พวกเขามีพื้นฐานไม่เพียงพอ แต่ฉันคาดหวังให้พวกเขามาพร้อมกับทัศนคติที่ดีและพลังงานที่ดีในการรับมือกับความท้าทายใหม่ๆ คุณสามารถฝึกคนด้วยทักษะได้ แต่แทบไม่เคยฝึกทัศนคติได้เลย — เจฟฟ์ เคียร์ ผู้ก่อตั้ง Planning Pod^[7]

ด้วยคำแนะนำและเคล็ดลับเหล่านี้ คุณจะสามารถเขียนจดหมายแนะนำตัวที่น่าเชื่อและน่าเชื่อถือได้ ไม่ต้องกังวลกับความเป็นไปได้ของการฆ่าในตอนนี้ และเตรียมเป็นคนโปรดที่จะเขียนเพิ่มเติมในอนาคตอันใกล้นี้!

เครดิตภาพเด่น: Flaticon ผ่าน flaticon.com

อ้างอิง