15 เคล็ดลับการจัดระเบียบที่ดีที่สุดสำหรับองค์กรสำนักงานและการทำงานให้สำเร็จมากขึ้น
คุณอาจคิดว่าคุณไม่มีเวลาสำหรับองค์กรในสำนักงาน แต่ถ้าคุณรู้จริง ๆ ว่าความโกลาหลนั้นต้องเสียคุณไปนานเพียงใด คุณควรพิจารณาใหม่
การจัดเรียงและเคลื่อนย้ายกองบางครั้งไม่นับรวม ไม่ล้างโต๊ะทำงานของคุณหากคุณกวาดสิ่งสกปรกลงในถังขยะหรือลิ้นชักโต๊ะ
พื้นที่สำนักงานที่ค่อนข้างเรียบร้อยและเป็นระเบียบจะช่วยให้ได้ผลผลิตที่สูงขึ้นและใช้เวลาน้อยลง
การจัดระเบียบสำนักงานของคุณไม่ต้องใช้เวลาหลายวัน สามารถทำได้ทีละน้อย อันที่จริง การรักษาสำนักงานที่เป็นระเบียบจะมีประสิทธิภาพมากกว่าถ้าคุณปฏิบัติต่อมันเหมือนเป็นโครงการที่ดำเนินอยู่ แทนที่จะเป็นการจู่โจมครั้งใหญ่
ดังนั้น หากคุณพร้อมที่จะเริ่มต้น เคล็ดลับการจัดระเบียบต่อไปนี้จะช่วยคุณเปลี่ยนสำนักงานของคุณให้เป็นพื้นที่ทำงานที่มีประสิทธิภาพ
1. ล้างสำนักงานของคุณ
ขจัดความยุ่งเหยิง ว่างเปล่า ฉีก กำจัดทุกสิ่งที่คุณไม่ต้องการหรือต้องการ มองไปรอบ ๆ. อะไรที่คุณไม่ได้ใช้ในขณะที่?
ใช้เวลาหนึ่งพื้นที่ในแต่ละครั้ง หากไม่ได้ผล ให้ส่งไปซ่อมหรือโยนทิ้ง หากคุณไม่ได้ใช้งานมาหลายเดือนแล้วและนึกไม่ออกว่าจำเป็นต้องใช้จริงๆ เมื่อใด ก็เลิกใช้ไปเลย นี้ไปสำหรับเฟอร์นิเจอร์, อุปกรณ์, วัสดุสิ้นเปลือง, ฯลฯ.โฆษณา
อย่าลืมเกี่ยวกับของจุกจิก ต้นไม้ (ของจริงหรือของเทียม) และของตกแต่งต่างๆ หากฝุ่นปกคลุมและทำให้สำนักงานของคุณดูโทรม แสดงว่าเป็นเกมที่ยุติธรรม
2. รวบรวมและแจกจ่าย
รวบรวมทุกรายการที่ไม่ใช่ที่ที่มันอยู่และวางไว้ในที่ที่มันอยู่
3. จัดตั้งเขตงาน
ตัดสินใจเลือกประเภทของกิจกรรมที่เกิดขึ้นในแต่ละพื้นที่ในสำนักงานของคุณ คุณอาจจะมีพื้นที่ทำงานหลัก (ส่วนใหญ่เป็นโต๊ะทำงานของคุณ) พื้นที่อ้างอิง (ตู้เก็บเอกสาร ชั้นวาง เครื่องผูก) และพื้นที่จัดหา (ตู้เสื้อผ้า ชั้นวางหรือลิ้นชัก)
วางอุปกรณ์และวัสดุสิ้นเปลืองที่เหมาะสมให้อยู่ในพื้นที่ที่เหมาะสมให้มากที่สุด
4. ระยะใกล้
จัดตำแหน่งอุปกรณ์และวัสดุสิ้นเปลืองที่คุณใช้มากที่สุดให้อยู่ในมือ สิ่งที่คุณไม่ค่อยได้ใช้สามารถจัดเก็บหรือเก็บไว้ได้
5. รับผู้ติดฉลากที่ดี
เลือกเครื่องทำฉลากที่ใช้งานง่าย ใช้เวลาในการติดฉลากชั้นวาง ถังขยะ ตะกร้า ลิ้นชัก ไม่เพียงแต่จะเตือนคุณว่าสิ่งของไปไหน แต่ยังช่วยผู้อื่นที่อาจจำเป็นต้องค้นหา ใช้ หรือเก็บสิ่งของใดๆ ในพื้นที่ทำงานของคุณ
6. แก้ไขระบบการจัดเก็บของคุณ
ในขณะที่เราก้าวเข้าสู่ยุคดิจิทัลอย่างเต็มที่ ความต้องการจัดเก็บไฟล์กระดาษก็ลดลงโฆษณา
ร้านค้าของคุณทำอะไรได้บ้างแบบดิจิทัล? คุณกำลังทำซ้ำไฟล์? คุณอาจสามารถลบไฟล์และโฟลเดอร์บางส่วนที่คุณเคยใช้ในอดีตได้ หากคุณกำลังจัดเก็บไฟล์ในคอมพิวเตอร์ของคุณ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณกำลังสำรองข้อมูลเป็นประจำ
ต่อไปนี้คือแนวคิดการจัดเก็บบางส่วนสำหรับการสร้างระบบการจัดเก็บที่ราบรื่น:
- สร้างโฟลเดอร์การประชุม – ใส่รายการที่จะพูดคุยในนั้นพร้อมกับรายการที่ต้องส่งรายงานที่ต้องได้รับ ฯลฯ จะช่วยให้คุณเตรียมพร้อมสำหรับการประชุมและช่วยให้คุณไม่ต้องเครียดแม้การประชุมจะเลื่อนขึ้น .
- สร้างโฟลเดอร์ WOR – เอกสารรกๆ ของเราจำนวนมากเป็นสิ่งที่ถูกระงับไว้จนกว่าคนอื่นจะตอบหรือทำอะไร รวบรวมไว้ในโฟลเดอร์ WOR (กำลังรอการตอบกลับ) ตรวจสอบทุกสองสามวันสำหรับการดำเนินการที่ค้างอยู่ซึ่งคุณอาจต้องติดตาม
- กล่องเก็บของ – ใช้กล่องเก็บของราคาถูกเพื่อเก็บไฟล์ที่เก็บถาวรและนำออกจากพื้นที่ไฟล์ปัจจุบันของคุณ
- กล่องนิตยสาร – ใช้กล่องนิตยสารหรือที่ยึดนิตยสารเพื่อจัดเก็บนิตยสารและแค็ตตาล็อกที่คุณต้องการจัดเก็บจริงๆ โปรดตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณจำเป็นต้องใช้จริงๆ เพื่อการอ้างอิงหรือค้นคว้า มิฉะนั้น รีไซเคิล หรือแจกให้ผู้อื่น
- กำลังอ่านโฟลเดอร์ – กำหนดไฟล์สำหรับพิมพ์บทความและเอกสารที่คุณต้องการอ่านที่ไม่เร่งด่วน
- ไฟล์เก็บถาวร – เมื่อโปรเจ็กต์เสร็จสิ้น ให้รวบรวมวัสดุทั้งหมดเข้าด้วยกันแล้วจัดเก็บออกไป เก็บโฟลเดอร์การทำงานของคุณสำหรับโครงการที่อยู่ระหว่างดำเนินการ
- ไฟล์รายสัปดาห์ - อย่าปล่อยให้การยื่นของคุณกองพะเนินเทินทึก ใส่เอกสารของคุณในโฟลเดอร์ To File และจัดเก็บทุกอย่างสัปดาห์ละครั้ง
เรียนรู้เคล็ดลับเพิ่มเติมในการจัดระเบียบไฟล์ของคุณที่นี่: วิธีจัดระเบียบไฟล์เพื่อประสิทธิภาพการทำงานที่ดีขึ้น
7. เคลียร์โต๊ะทำงานของคุณ
นำทุกอย่างออก ทำความสะอาดอย่างทั่วถึง และใส่กลับเฉพาะของที่จำเป็นต่อการใช้ชีวิตประจำวันเท่านั้น
หากคุณมีปัญหาในการจัดระเบียบสิ่งของ สูตร Declutter สูตรนี้ จะช่วยให้คุณทิ้งของโดยไม่เสียใจในภายหลัง
8. จัดระเบียบเดสก์ท็อปของคุณ
เมื่อคุณปรับปรุงเดสก์ท็อปของคุณแล้ว คุณควรจัดระเบียบเดสก์ท็อป
ใช้ตัวจัดระเบียบเดสก์ท็อปหรือคอนเทนเนอร์เพื่อจัดระเบียบสิ่งของบนโต๊ะทำงานของคุณ ใช้ถาดใส่กระดาษ ภาชนะใส่ของชิ้นเล็กโฆษณา
อย่าลืมเดสก์ท็อปคอมพิวเตอร์ของคุณ! ตรวจสอบให้แน่ใจว่าไฟล์หรือรูปภาพทั้งหมดอยู่ในโฟลเดอร์ที่จัดระเบียบ ฉันแนะนำให้คุณล้างเดสก์ท็อปคอมพิวเตอร์ทุกวันก่อนออกจากงาน
9. จัดระเบียบลิ้นชักของคุณ
วางสิ่งของที่ใช้ร่วมกันในพื้นที่ลิ้นชักเดียวกัน แสตมป์พร้อมซองจดหมาย แผ่นแปะพร้อมสมุดจด ฯลฯ
ใช้ตัวจัดระเบียบลิ้นชักสำหรับของชิ้นเล็กๆ เช่น คลิปหนีบกระดาษ ตะปู ฯลฯ ใช้ลิ้นชักแยกต่างหากสำหรับของใช้ส่วนตัว
10. แยกกล่องจดหมาย
หากคุณทำงานกับผู้อื่นเป็นประจำ ให้สร้างโฟลเดอร์ ถาด หรือกล่องจดหมายสำหรับแต่ละบุคคล
11. ล้างกองของคุณ
หวังว่าสำนักงานใหม่ของคุณจะไม่สร้างกองกระดาษอีกต่อไป แต่คุณยังคงต้องคัดแยกของเก่า
ผ่านกอง (ทีละน้อยถ้าจำเป็น) และวางไว้ในที่ที่เหมาะสมหรือทิ้ง
12. เรียงลำดับเมล
อย่าเพิ่งติดจดหมายในกองเพื่อจัดเรียงหรือยิงปืนและนำชิ้นส่วนที่คุณต้องการออกตอนนี้ จัดเรียงทันทีที่คุณได้รับ – เพื่อดำเนินการ อ่าน ยื่นเอกสาร มอบหมายหรือส่งต่อ .โฆษณา
13. กำหนดวันที่ทิ้ง
คุณไม่จำเป็นต้องเก็บกระดาษทุกแผ่นอย่างไม่มีกำหนด ทำเครื่องหมายบนไฟล์หรือเอกสารเมื่อสามารถโยนหรือทำลายได้
เอกสารทางกฎหมายหรือการเงินบางอย่างต้องเก็บไว้ตามระยะเวลาที่กำหนด ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณรู้ว่าข้อกำหนดเหล่านั้นคืออะไร
14. กรองอีเมลของคุณ
อีเมลบางฉบับมีความสำคัญต่อการอ่าน ส่วนอื่นๆ ไม่สำคัญเท่า
เมื่อคุณใช้ระบบตัวกรองเพื่อติดป้ายกำกับอีเมลประเภทต่างๆ คุณจะทราบลำดับความสำคัญและประเภทที่ต้องตอบกลับก่อน
ดูเคล็ดลับเหล่านี้เพื่อให้กล่องจดหมายเข้าเป็นศูนย์: วิธีที่ดีที่สุดในการไปที่ Inbox Zero
15. จัดโต๊ะทำงานให้ตรง
ในตอนท้ายของวัน ยืดผมให้ตรงอย่างรวดเร็ว เพื่อที่คุณจะได้เริ่มต้นอย่างสะอาดในวันถัดไป
บรรทัดล่าง
ใช้เคล็ดลับเดียวหรือลองใช้ทั้งหมด ความพยายามในการสร้างและบำรุงรักษาพื้นที่ทำงานที่มีประสิทธิภาพจะคุ้มค่ามหาศาลโฆษณา
แทนที่จะใช้เวลาค้นหาของและสับกอง คุณจะสามารถใช้เวลาของคุณ...อืม... ทำงาน และคุณจะเพลิดเพลินไปกับการไม่เกะกะ!
แฮ็คการจัดระเบียบเพิ่มเติม
- วิธีจัดระเบียบชีวิตของคุณ: 10 นิสัยของคนที่จัดระเบียบจริงๆ
- วิธีแยกแยะชีวิตของคุณและลดความเครียด (คู่มือขั้นสูงสุด)
- หนึ่งคำถามเพื่อช่วยให้คุณประสบความสำเร็จในการแยกแยะอะไรก็ได้
เครดิตภาพเด่น: Alesia Kazantceva ผ่าน unsplash.com