ไม่ใช่แค่คุณ: เราทุกคนยุ่งกว่าที่เราเคยเป็น การทำงานใด ๆ ในเวลาที่มีประสิทธิภาพเพียงแค่รู้สึกว่าเป็นไปไม่ได้ในทุกวันนี้

ไม่ว่าคุณจะเป็นแม่ที่ทำงาน นักศึกษาวิทยาลัย หรือเจ้าของธุรกิจขนาดเล็ก การจัดการเวลาของคุณอาจเป็นสิ่งที่ท้าทาย ระหว่างชั้นเรียน การประชุม การนัดหมายแพทย์ และกิจกรรมหลังเลิกเรียนของเด็ก ๆ ทุกคนจะหาเวลาออกกำลังกายหรือสวรรค์ห้ามไม่ให้สนุกได้อย่างไร?

เราทุกคนมี 24 ชั่วโมงในหนึ่งวัน แล้วคนบางคนดูเหมือนจะคลี่คลายงานของพวกเขาในขณะที่พวกเราที่เหลือดิ้นรนได้อย่างไร? พวกเขาได้เรียนรู้วิธีใช้เวลาอย่างมีประสิทธิภาพและประสิทธิผล

สารบัญ

1. การใช้เวลาอย่างมีประสิทธิภาพหมายความว่าอย่างไร
2. มีประสิทธิภาพเทียบกับประสิทธิภาพ
3. 6 วิธีในการใช้เวลาอย่างมีประสิทธิภาพ
4. บรรทัดล่าง
5. ข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับการบริหารเวลา

การใช้เวลาอย่างมีประสิทธิภาพหมายความว่าอย่างไร

Merriam-Webster ให้คำจำกัดความว่า 'มีประสิทธิภาพ' ว่า 'สามารถสร้างผลลัพธ์ที่ต้องการได้โดยมีของเสียเพียงเล็กน้อยหรือไม่มีเลย^[1]แต่การใช้เวลาในแต่ละวันอย่างมีประสิทธิภาพหมายความว่าอย่างไร

การใช้เวลาอย่างมีประสิทธิภาพหมายถึงการเจรจาต่อรองสถานการณ์ในแต่ละวัน ในขณะเดียวกันก็ทำให้มั่นใจว่าคุณมีเวลาเพียงพอสำหรับสิ่งที่ไม่สามารถต่อรองได้ เช่น การนอนหลับและการดูแลตนเอง ประสิทธิภาพไม่ได้หมายถึงการนั่งลงที่โต๊ะในตอนเช้า จดรายการสิ่งที่ต้องทำ และออกจากสำนักงานภายในเวลา 17.00 น. ประสิทธิภาพหมายถึงการพยายามทำให้ดีที่สุด แม้จะมีปัจจัยภายในและภายนอก ทำให้มีเวลาเหลือเฟือที่จะดูแลตัวเอง

ฉันเริ่มต้นวันทำงานด้วยการเขียนผลงานของฉัน อย่างหลีกเลี่ยงไม่ได้ ฉันถูกผูกมัดในการประชุมที่ไม่คาดคิดหรือการโทรหานักลงทุน ใช่ ฉันสามารถอยู่ได้ตลอดทั้งคืนเพื่อทำงานให้ถึงกำหนดส่ง แต่ถ้าฉันทำได้ วันรุ่งขึ้นฉันจะเหนื่อยเกินกว่าจะทำอะไรให้เสร็จ นั่นเป็นวิธีที่มีประสิทธิภาพไม่มีประสิทธิภาพ

เพื่อให้มีประสิทธิภาพ ฉันอาจแบ่งงานกับเพื่อนร่วมงาน หรือทำงานมอบหมายให้เสร็จครึ่งหนึ่งและขอขยายเวลา

เมื่อคุณทำงาน การเป็นพ่อแม่ และชีวิตทางสังคม คุณต้องปรับวันของคุณให้เหมาะสมอย่างต่อเนื่องและรับผิดชอบต่อตัวเอง แต่แน่นอนว่าคุณยังต้องมีประสิทธิภาพเช่นกันโฆษณา

มีประสิทธิภาพเทียบกับประสิทธิภาพ

พูดง่ายๆ ว่า การมีประสิทธิผลคือการบรรลุผลเฉพาะ การมีประสิทธิภาพหมายถึงการบรรลุผลโดยไม่ต้องเสียเวลาหรือความพยายาม . ตามทฤษฎีแล้ว คุณต้องใช้เวลาอย่างมีประสิทธิภาพจึงจะมีประสิทธิภาพ แต่ก็ไม่เสมอไป

ดูด้วยวิธีนี้: คุณมีงานที่ต้องทำให้เสร็จซึ่งควรใช้เวลาหนึ่งชั่วโมง แต่ระหว่างสิ่งรบกวนสมาธิ เช่น อินเทอร์เน็ตและการพูดคุยในสำนักงาน งานนั้นอาจใช้เวลาถึงสี่ชั่วโมง คุณบรรลุเป้าหมายสุดท้ายแล้ว ดังนั้นคุณจึงมีประสิทธิภาพ แต่คุณไม่มีประสิทธิภาพเนื่องจากใช้เวลานานกว่าที่ควรจะเป็น

หากคุณมีงานทำหลังคาคลุมศีรษะและอาหารบนโต๊ะ แสดงว่าคุณทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพเพียงพอที่จะได้รับเงินเดือนเป็นรายเดือน อย่างไรก็ตาม เช็คเงินเดือนของคุณอาจไม่ได้สะท้อนว่าคุณใช้เวลากับโซเชียลมีเดียนานเท่าใดในแต่ละงวดการจ่ายเงิน

ข้อยกเว้นคือผู้ประกอบการและฟรีแลนซ์ ในการสร้างรายได้มากขึ้น ผู้ที่เป็นเจ้าของธุรกิจจะต้องมีประสิทธิภาพและประสิทธิผล

6 วิธีในการใช้เวลาอย่างมีประสิทธิภาพ

ประสิทธิผลเป็นผลพลอยได้ของประสิทธิภาพ แม้ว่าจะพูดได้อย่างปลอดภัยว่าผู้ประกอบการส่วนใหญ่มีประสิทธิภาพ แต่ก็เป็นทักษะที่ต้องฝึกฝน

แม้ว่าคุณจะไม่ได้พยายามทำธุรกิจที่ทำกำไร คุณยังสามารถได้รับประโยชน์จากการดำเนินการตามแนวทางของผู้นำธุรกิจที่ประสบความสำเร็จ

1. ตั้งเป้าหมายที่วัดได้

แม้ว่าผู้ประกอบการทุกคนจะมีวิธีการของตนเอง แต่ผู้เชี่ยวชาญด้านการผลิตแนะนำให้ตั้งค่า เป้าหมายสมาร์ท . เป้าหมายที่เฉพาะเจาะจง วัดได้ บรรลุได้ เป็นจริง และขึ้นอยู่กับเวลาจะส่งเสริมทั้งประสิทธิภาพและประสิทธิผล ไม่เพียงแต่จะบรรลุผลตามความเป็นจริงเท่านั้น แต่ยังสามารถตรวจสอบความคืบหน้าในเชิงปริมาณได้^[สอง].

คุณสามารถเรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับเป้าหมาย SMART ได้จากวิดีโอต่อไปนี้:โฆษณา

สมมติว่าคุณต้องการสร้างรายได้ 0,000 ต่อไตรมาส คุณอาจตั้งเป้าหมายรายสัปดาห์ไว้ที่ 8,000 ดอลลาร์ ทำให้เป้าหมายสามารถจัดการได้มากขึ้น และให้การรองรับในกรณีที่คุณพลาดในหนึ่งสัปดาห์

การตั้งเป้าหมายจะช่วยให้คุณมีเวลาอย่างมีประสิทธิภาพ เพราะเป็นการเน้นพลังงานของคุณไปยังสิ่งที่คุณต้องการ ซึ่งจะช่วยเพิ่มความสามารถของคุณในการบรรลุเป้าหมายเหล่านั้น

2. สื่อสารเกี่ยวกับข้อกำหนดของคุณ

ไม่ว่าจะเป็นการวางแผนมื้ออาหารหรือการพัฒนาผลิตภัณฑ์ โครงการส่วนใหญ่ต้องใช้ทีม อย่างไรก็ตาม นั่นไม่ได้หมายความว่าคุณต้องรีเฟรชอีเมลของคุณทุก ๆ ห้านาทีเพื่อรับการอัปเดต ผู้เชี่ยวชาญที่ทำงานเสียเวลาโดยเฉลี่ย 21 นาทีต่อวันเพียงแค่ตรวจสอบกล่องจดหมายของพวกเขามากเกินไป^[3]. ในช่วงสี่สัปดาห์ทำงาน นั่นคือเกือบ 7 ชั่วโมงต่อเดือนที่คุณสามารถกลับมาได้

โดยเฉพาะผู้ประกอบการต้องระวังเรื่องอีเมล ข้อความของนักลงทุนอาจได้รับการตอบกลับอย่างรวดเร็วเช่น จริงหรือไม่ที่คุณอ่านอีเมลต้อนรับพนักงานที่คุณคัดลอกมานั้นเร็วแค่ไหน?

หากพนักงานต้องการสิ่งใดในทันที ขอให้พวกเขาโทรหาคุณหรือแวะมาที่สำนักงานของคุณ ตั้งเวลาและอุทิศหนึ่งหรือสองชั่วโมงต่อสัปดาห์เพื่อ ผ่านอินบ็อกซ์แบบเต็มของคุณ เพื่อให้แน่ใจว่าคุณจะไม่พลาดสิ่งสำคัญ

3. ค่าเริ่มต้นเป็น Trust

แม้ว่าคุณจะไม่ได้ทำงานกับทีม คุณก็ยังพึ่งพาผู้อื่น ตอนที่ฉันกับภรรยาเพิ่มห้องซักผ้าชั้นบนในบ้าน ฉันต้องไว้ใจผู้รับเหมาให้ทำงาน ต้องไว้ใจเมียตอบให้หมด เอาตัวไหน? คำถามที่เกิดขึ้นอย่างหลีกเลี่ยงไม่ได้

ถ้าฉันไม่ได้ผิดนัดที่จะไว้วางใจ ฉันจะทำให้โครงการช้าลงและอาจถึงกับเลิกล้มไปเลย

เรียนรู้ที่จะเชื่อใจผู้อื่นในแบบเดียวกับที่คุณเชื่อใจคู่รักของคุณ มีความชัดเจนเกี่ยวกับความตั้งใจของคุณ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าการกระทำของคุณตรงกับคำพูดของคุณและถือว่าคนอื่นทำเช่นกันโฆษณา

จริงใจในการสื่อสาร ที่สำคัญที่สุด ยอมรับว่าคนอื่นเป็นปัจเจกบุคคล ไม่ใช่ทุกคนที่ทำงานหรือสื่อสารในลักษณะเดียวกัน และก็ไม่เป็นไร

4. หยุดพักเป็นประจำ

ยิ่งใช้เวลาทำโปรเจกต์มากเท่าไหร่ ก็ยิ่งสำเร็จเร็วเท่านั้น จริงไหม? ไม่จำเป็น.

การวิจัยชี้ให้เห็นว่าผู้ปฏิบัติงานที่มีประสิทธิภาพด้านเวลาและมีเวลามากที่สุดจริง ๆ แล้วหยุดพักมากที่สุด การศึกษาโดย Draugiem Group พบว่า จังหวะการทำงานในอุดมคติจริงๆ แล้วคือ 52 นาที ตามด้วยพัก 17 นาที^[4]. แม้ว่าการศึกษาจะไม่ได้พิจารณางานประเภทอื่น แต่ก็เป็นการเดิมพันที่ยุติธรรมที่จะหยุดส่งเสริมประสิทธิภาพทั่วทั้งกระดาน

ตั้งเวลาเพื่อเตือนให้คุณหยุดพักในแต่ละชั่วโมง หากช่วงเวลาที่สั้นกว่านั้นเหมาะสมกับงานของคุณมากกว่า ให้ลองใช้ เทคนิคมะเขือเทศ . ทำงานเป็นเวลา 25 นาที แล้วทำอย่างอื่นในห้าต่อไปนี้^[5]. ไม่เพียงแต่คุณจะทำสิ่งต่างๆ ได้มากขึ้นเท่านั้น แต่คุณยังจะมีความเครียดน้อยลงในการบูตอีกด้วย

5. ใช้ทรัพยากรของคุณ

ไม่นานมานี้ ฉันต้องตัดต้นไม้ในบ้านเพื่อปกป้องบ้าน ฉันสามารถดึงเลื่อยคันธนูออกมาและใช้เวลาหนึ่งชั่วโมงถัดไปหั่นทางของฉันอย่างช้าๆ แต่ฉันไม่ได้ทำเพราะฉันมีเลื่อยไฟฟ้านั่งอยู่ในโรงรถ เมื่อฉันจุดไฟแล้ว งานต้นไม้ใช้เวลาประมาณสิบนาที ทำให้ฉันมีเวลาทำงานอื่นเพิ่มขึ้น

ใช้แนวทางเดียวกันในที่ทำงาน หากคุณต้องการถ่ายโอนข้อมูลระหว่างหน้าต่างเบราว์เซอร์หลายบานในคอมพิวเตอร์ของคุณ คุณสามารถคลิกไปมาระหว่างหลายแท็บได้อย่างต่อเนื่อง หรือคุณอาจต่อจอภาพสำรองไว้ในห้องเก็บของ ซึ่งจะช่วยให้คุณทำงานได้เร็วขึ้นและทำให้เกิดข้อผิดพลาดน้อยลง

6. รู้ว่าเมื่อใดควรปฏิเสธ

โครงการขนาดเล็กมีนิสัยที่ไม่ดีที่จะขยายไปสู่โครงการที่ใหญ่กว่า ถ้าสิ่งที่คุณตั้งใจจะทำคือตัดหญ้าในสวนของคุณ ให้ยึดไว้อย่างนั้น อย่าบอกตัวเอง (หรือให้ใครบอกคุณ) ว่าคุณต้องเล็มพุ่มไม้และถอนวัชพืชด้วย

ทำสิ่งที่คุณต้องการและก้าวต่อไป นั่นเป็นวิธีที่มีประสิทธิภาพและมีเวลาอย่างมีประสิทธิภาพโฆษณา

เกิดอะไรขึ้นถ้าเป็นโครงการงาน? คุณอาจไม่สามารถปฏิเสธโดยตรงกับเจ้านายของคุณได้ แต่คุณสามารถแนะนำทางเลือกอื่นได้ หากคุณกังวลว่างานจะเสียเวลา ให้โยนความคิดที่แตกต่างออกไป

ถ้าคุณไม่มีเวลาในปฏิทินจริงๆ ให้ขอให้เขาช่วยจัดลำดับความสำคัญของรายการโครงการของคุณ ทำให้ถูกต้อง และเจ้านายของคุณอาจขอบคุณที่ช่วยประหยัดเวลาของบริษัท

การมีความเข้าใจอย่างถ่องแท้เกี่ยวกับการบริหารเวลาเป็นกุญแจสำคัญในการรู้ว่าเมื่อใดควรปฏิเสธและเมื่อใดที่สิ่งที่เหมาะสมสำหรับการลงทุนเวลา

เรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับศิลปะการปฏิเสธด้วย บทความนี้.

บรรทัดล่าง

การวางแผนเป็นสิ่งสำคัญ ไม่ว่าคุณจะเป็นผู้ประกอบการเช่นฉันหรือผู้ปกครองที่อยู่บ้าน คุณมีงานต้องทำ ตัวงานอาจแตกต่างกันไป แต่คุณค่าของการใช้เวลาอย่างมีประสิทธิภาพและประสิทธิผลนั้นไม่คุ้มค่า หากคุณต้องการประสบความสำเร็จและมีเวลาว่าง ให้คิดก่อนที่จะบดขยี้วัน

ทำงานอย่างฉลาดดีกว่าทำงานหนัก การเรียนรู้ที่จะไว้วางใจผู้อื่นมีความสำคัญมากกว่าผลลัพธ์ที่ดูเหมือนสิ่งที่คุณคิดไว้ ประสิทธิภาพและประสิทธิผลอาจแตกต่างกันไป แต่ทั้งสองสิ่งรวมกันเป็นสองสิ่ง: มีแผนและหมุนตามความจำเป็น

ข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับการบริหารเวลา

• 20 เคล็ดลับการบริหารเวลาอย่างรวดเร็วเพื่อเพิ่มผลผลิตของคุณ
• 10 วิธีปฏิบัติเพื่อพัฒนาทักษะการบริหารเวลาของคุณ
• วิธีทำงานอย่างมีประสิทธิผล: กฎพื้นฐาน 9 ข้อ

เครดิตภาพเด่น: Alex Presa ผ่าน unsplash.com

อ้างอิง