ในการทำงานสี่สิบปีของฉัน ฉันมักจะบ่นเกี่ยวกับการประชุมที่ยาวนาน น่าเบื่อ และไม่ก่อผล ดังนั้นเข้าร่วมคลับ! ใช่ การประชุมแบบเก่ามีผลเสียต่อขวัญกำลังใจ ประสิทธิภาพการทำงาน และแรงจูงใจ^[1]

เขา (วอร์เรน บัฟเฟตต์) ไม่ยอมให้ปฏิทินของเขาเต็มไปด้วยการประชุมที่ไร้ประโยชน์ – บิล เกตส์

เหตุใดการประชุมจึงสั้นลง มีประสิทธิผลมากกว่า และแม้แต่จะพูดให้สนุกไม่ได้

ข่าวดีก็คือขณะนี้หลายบริษัทกำลังเป็นผู้นำในการจัดการการประชุม

ต่อไปนี้เป็นเคล็ดลับ 12 ข้อในการประชุมที่มีประสิทธิผล หากคุณเป็นผู้จัดการหรือหัวหน้าทีม คุณอาจต้องการดำเนินการเหล่านี้ หากคุณเป็นสมาชิกของทีม คุณสามารถเสนอแนะได้เสมอเพื่อให้การประชุมมีประสิทธิภาพสูงสุด

1. เวลาไม่ใช่ปัญหาที่แท้จริง

คนส่วนใหญ่บ่นว่าพวกเขาไม่มีเวลาเพียงพอและการประชุมสามารถขโมยสินค้าอันล้ำค่านี้ได้ อีกวิธีหนึ่งในการดูก็คือการจดจ่อกับระดับพลังงานที่คุณมี

วางแผนในช่วงพักเพื่อให้ระดับการผลิตอยู่ที่สูงสุดโฆษณา

จัดการพลังงานของคุณ ไม่ใช่เวลาของคุณ – โทนี่ ชวาร์ตซ์

2. ทำให้การประชุมสั้นลง

การตั้งเวลา 10 หรือ 15 นาทีสามารถช่วยได้จริงๆ ผู้จัดการบางคนมีตัวจับเวลาจริง ๆ เพื่อที่มันจะดับลงเมื่อการประชุมเสร็จสิ้น ไม่ใช่เรื่องบังเอิญที่ TED talk มีเวลาสูงสุด 18 นาที

เหตุผลก็คือผลการวิจัยทั้งหมดแสดงให้เห็นว่าช่วงความสนใจของเราลดลงเรื่อย ๆ หากการประชุมหรือพูดคุยนานขึ้น การศึกษาที่มหาวิทยาลัย Texas Christian University แสดงให้เห็นว่านักเรียนจำข้อมูลได้มากขึ้นหลังเลิกเรียน^[2]

3. วางแผนการประชุมเมื่อจำเป็นเท่านั้น

บริษัทส่วนใหญ่มีกำหนดเวลาและวันสำหรับการประชุม ซึ่งหมายความว่าประสิทธิภาพการทำงานช้าลงเพียงเพราะกำหนดการที่กำหนดไว้

จะดีกว่ามากที่จะพบกันเมื่อต้องทำสิ่งต่าง ๆ ให้เสร็จ การตัดสินใจ และจุดดำเนินการเสร็จสิ้น

4. พบกับการลุกขึ้นยืนหรือที่อื่น

ถึงงานวิจัยที่น่าสนใจมากแสดงว่าการนั่งลงทำให้ปัญหาอาณาเขตเพิ่มขึ้น^[3]

ผู้คนรู้สึกสบายใจและต้องการยืนยันตำแหน่งหรืออำนาจของตนสิ่งนี้ไม่ได้ทำได้ง่ายนักเมื่อยืนขึ้น โฆษณา

ผู้เข้าร่วมรู้สึกไม่สบายใจและต้องการทำสิ่งต่างๆ ให้เสร็จเร็วขึ้น มีวิธีใหม่ๆ ในการประชุม

ไม่ว่าคุณจะอยู่ที่ไหน จงสร้างสรรค์สิ่งใหม่ๆ ด้วยพื้นที่ของคุณ ลองประชุมแบบยืนขึ้นหรือออกจากโต๊ะแล้วไปที่สวนสาธารณะ ออกจากสภาพแวดล้อมในชีวิตประจำวันของคุณ - Richard Branson

5. วางแผนวาระล่วงหน้า

การประชุมสั้นๆ ยังคงต้องมีวาระ และควรเผยแพร่ก่อนการประชุมถ้าเป็นไปได้ ช่วยให้ผู้คนเตรียมความพร้อมและมุ่งเน้นประเด็นที่ต้องการพูดคุย

นี่ไง วิธีสร้างวาระการประชุมนักฆ่าที่ง่ายและมีประสิทธิภาพ .

6. สร้างสมาร์ทโฟน Free Zone

ถามผู้คนเกี่ยวกับเพื่อนร่วมงานโดยใช้สมาร์ทโฟนหรือแท็บเล็ตระหว่างการประชุม คนส่วนใหญ่ไม่พอใจสิ่งนี้เนื่องจากเป็นการแสดงให้เห็นถึงการขาดความเคารพและยังแสดงให้เห็นว่าการมีส่วนร่วมอย่างเต็มที่นั้นไม่เป็นระเบียบหรือขาดหายไป^[4]

จะดีกว่ามากที่จะทำให้พื้นที่การประชุมเป็นโซนปลอดสมาร์ทโฟนและสนับสนุนให้ผู้คนทิ้งโทรศัพท์ไว้ในตะกร้าโดยติดโพสต์ไว้ ทำเนียบขาวกำลังทำสิ่งนี้อยู่แล้ว

7. จำกัดจำนวนผู้เข้าร่วม

นี่เป็นหนึ่งในคำแนะนำที่กล่าวถึงในโพสต์ของ Kristen Gil เรื่อง 'Start-Up Speed'^[5]เธอเป็นรองประธานฝ่ายปฏิบัติการธุรกิจของ Googleโฆษณา

หากคุณจำกัดผู้เข้าร่วมให้เฉพาะผู้ที่เกี่ยวข้องโดยตรงกับโครงการหรือขั้นตอน จะทำให้ผู้อื่นมีเวลาทำงานต่อไปมากขึ้น

8. ดำเนินการประชุมเหมือนเครื่องจักร

เป็นประธานการประชุมเป็นงานที่เก่งมาก ตามหลักการแล้ว คุณต้องทำบางอย่างหรือทั้งหมดต่อไปนี้:

• ระบุวัตถุประสงค์ของการประชุม เช่น – เรากำลังประชุมในวันนี้เพื่อเสร็จสิ้นการเยี่ยมชมของผู้ตรวจสอบบัญชี
• ให้การแทรกแซงนอกหัวข้อนอกวาระการประชุม พวกเขาสามารถใส่ใน 'ที่จอดรถ' หากมีเวลาในตอนท้าย
• ชวนทุกคนลงสนาม
• กีดกันการโชว์ออฟ
• ยึดตามเวลาที่จัดสรรไว้

9. Take Away Action Points

ผู้ดำเนินการประชุมต้องดูแลเรื่องทั้งหมดให้เป็นไปตามแผน ภายในระยะเวลาอันสั้น

ในทางปฏิบัติ นี่หมายความว่าในตอนท้าย ผู้คนมีรายการจุดดำเนินการและถูกแท็กใน DRI (บุคคลที่รับผิดชอบโดยตรง)^[6]

10. อนุญาตเวลาขนส่ง

ตรวจสอบให้แน่ใจว่ามีเวลาเพียงพอก่อนการประชุมเพื่อให้ผู้คนสามารถไปถึงได้ตรงเวลา

การเผื่อเวลาไว้สิบนาทีก่อนและหลังการนัดหมายอื่นๆ จะช่วยให้ผู้คนได้ลงมือทำและวางแผนการไม่อยู่ แม้ว่าจะเป็นช่วงเวลาสั้นๆ ก็ตาม

บันทึกจะถูกเก็บไว้ของการตัดสินใจและสามารถส่งอีเมลเหล่านี้เพื่อเป็นการเตือนความจำให้กับผู้เข้าร่วมทั้งหมดโฆษณา

11. สรุปผลลัพธ์และแผนสำหรับการประชุมครั้งต่อไป

สมมติว่าจุดดำเนินการจะสร้างผลลัพธ์ที่จำเป็น คุณควรร่างโครงร่างในการประชุมครั้งต่อไปเสมอว่าควรกล่าวถึงอะไร

สิ่งนี้ไม่จำเป็นต้องกำหนดเป็นหิน แต่ควรเหมาะสมกับธุรกิจและแผนการตลาด นอกจากนี้ยังช่วยเน้นวัตถุประสงค์ระยะยาว

12. ส่งเสริมการฝึกอบรมทักษะการประชุม

การมอบหมายงานการประชุมบางอย่างทั้งก่อนและระหว่างการประชุมเป็นวิธีที่ยอดเยี่ยมในการฝึกอบรมทักษะการประชุม

ตัดสินใจว่าใครจะเป็นผู้รับผิดชอบในการจดจุดปฏิบัติการ เวลา และระเบียบวาระการประชุม ซึ่งสามารถหมุนเวียนกันได้ เพื่อให้คุณยังคงมีความรับผิดชอบโดยรวมในการดำเนินการประชุม เพื่อช่วยให้คุณเขียนรายงานการประชุมได้อย่างมีประสิทธิภาพ ให้ดูเคล็ดลับเหล่านี้: วิธีเขียนรายงานการประชุมที่ยอดเยี่ยมเพื่อไม่ให้พลาดการแปล

ข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับผลผลิตในที่ทำงาน

• วิธีทำงานอย่างมีประสิทธิผล: กฎพื้นฐาน 9 ข้อ
• 6 นิสัยง่ายๆ ในที่ทำงานที่จะช่วยเพิ่มผลผลิตของคุณทันที
• เทคนิค Pomodoro: คุณต้องการเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานหรือไม่?
• สูตรเพิ่มผลผลิตสามารถจูงใจพนักงานให้ทำงานอย่างมีประสิทธิภาพได้อย่างไร

เครดิตภาพเด่น: Unsplash ผ่าน unsplash.com

อ้างอิง